Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.1. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla SİMURG AMBALAJ SAN. TİC. LTD. ŞTİ. (“Şirket”) tarafından yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1.2. Kapsam

Bu Politika; Şirketimiz çalışanları da dahil kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Şirketimiz tarafından kişisel verisi işlenecek ilgili kişilere yönelik gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ve politikaya ayrıca; Kişisel Verileriniz Hakkında sayfamız üzerinden ulaşabilirsiniz.

1.3. Tanımlar

1.4. Politikanın Uygulanmasına İlişkin İlkeler

Şirketimiz tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

1. Kişisel veriler; Kanun’un 4. Maddesinde sayılan hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkeleri gözetilerek işlenir.
2. Şirketimiz Kanun’un 12. Maddesi uyarınca öngörülen Veri Güvenliğine ilişkin yükümlülükler doğrultusunda hareket etmekte ve kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde politikanın 4.4.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirler, ilgili mevzuat hükümleri ve Kurul kararları nazara alınmaktadır.
3. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 5 yıl süreyle saklanmaktadır.
4. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça ya da mevzuatta (kanun ile ikincil yönetmelikler) öngörülmedikçe, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Şirketimiz tarafından seçilmektedir. Ancak ilgili kişinin talebi halinde; uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
5. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler şirketimiz tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından şirketimize başvurulması halinde;
6. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir,
7. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Bu kapsamda Şirketimiz, Kurul tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almakta ve denetimleri yapmaktadır.

2.1. Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

Şirketimiz; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

3. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

3.1. Kişisel Veri Sahiplerinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 3. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak SİMURG AMBALAJ SAN. TİC. LTD. ŞTİ.’ne ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

1. Veri Sahibi Bilgi Edinme Başvuru Formu adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile “SİMURG AMBALAJ SAN. TİC. LTD. ŞTİ. Yassıören Mah. Belde Sok. No:9-11 A2 Hadımköy Arnavutköy / İSTANBUL” adresine iletilmesi,
2. Sistemlerimizde kayıtlı olan e-posta üzerinden gönderilecek e-posta kullanılması durumunda Veri Sahibi Bilgi Edinme Başvuru Formu adresinde bulunan formun doldurulup imzalandıktan sonra soft ortamda info@simurgambalaj.com.tr adresine elektronik posta ile gönderilmesi,
3. KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle başvurarak iletebilirsiniz.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

3.2. Şirketimizin İlgililerin Başvurularına Cevap Vermesi

Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve Yönetmelik’e uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 3.1. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini iletmesi durumunda şirketimiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, şirketimiz tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

4.1. Verilerin Saklanmasını Gerektiren Hukuki Sebepler

Kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, Kamu sağlığının korunması, Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması durumlarından birinin veya birkaçının bulunması durumlarında işlenmektedir.

4.2. Verilerin Saklanmasını Gerektiren İşleme Amaçları

Şirketimiz, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar ve hukuki dayanaklar doğrultusunda saklar:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
• Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Düzenleyici Süreç Ve Şirket Yönetimi Sorumluluklarının Belirlenmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Faaliyetlerinin İlgili Mevzuata veya Şirket Prosedürlerine Uyumlulaştırma Planlama ve Yönetimi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
• Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Ortağı/Tedarikçi Çalışanlarının Giriş Çıkış Kayıtlarının Toplanması
• İş Ortakları, Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İşten Ayrılma Süreçlerinin Yerine Getirilmesi
• Kurumsal Politikalara Uygunluk Sağlanması ve Denetimi
• Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
• Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Talep / Şikayetlerin Takibi
• Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
• Ücret Politikasının Yürütülmesi
• Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
• Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Diğer.

Hukuki dayanaklar içinde yer alan ‘’İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması’’

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirketimiz tarafından özellikle:

1. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi ve yürütülebilmesi,
2. Çalışan ve müşteri haklarının planlanması ve ifası,
3. Kurum içi güvenliğin sağlanması,
4. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi.

Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

4.3. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Sebepler

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, şirketimiz tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

4.4. Kişisel Verilerin Şirketimizce Saklanması ve İmha Usulleri

4.4.1. Kayıt Ortamları

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, şirketimiz tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

4.4.2 Teknik ve İdari Tedbirler

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. Maddesindeki ilkeler çerçevesinde, şirketimiz tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

1. İdari Tedbirler:

Şirketimiz idari tedbirler kapsamında;

1. Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması
2. Çalışanların Niteliği ve Teknik Bilgi/Becerisinin Geliştirilmesi
3. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmenin Önlenmesi
4. Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesinin Önlenmesi
5. Kişisel Verilerin Muhafazasının Sağlanması
6. İletişim Teknikleri ve İlgili Mevzuatlar Hakkında Eğitimler Verilmekte
7. Çalışanlara Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılmaktadır
8. Kurum İçi Periyodik ve Rastgele Denetimler Yapılmakta ve Çalışanlara Yönelik Bilgi Güvenliği Eğitimleri Verilmekte
9. Kişisel Veri İşlemeye Başlamadan Önce Kurum Tarafından, İlgili Kişilere Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmekte ve Çalışanlara Yönelik Bilgi Güvenliği Eğitimleri Verilmektedir
10. Fiziki arşivler yetkililerin erişimi dışında kullanıma kapalıdır
11. Kişisel Veriler İçin Alınan İdari Tedbirlerin Yanı Sıra Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Süreçlerinde Yer Alan Çalışanlara Veri Güvenliği Konularında Düzenli Eğitimler Verilmekte
12. Bu Verilerin İşlendiği ve Saklandığı Ortamların Güvenlik Önlemleri Alınmakta
13. Yetkisiz Giriş Çıkışlar Engellenmekte
14. Hukuka aykırı işlemeyi önlemeye yönelik riskler belirlenmektedir
15. Bu risklere uygun teknik tedbirler alınmaktadır
16. Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmaktadır
17. Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.) oluşturulmuştur
18. Sözleşmeler (Veri Sorumlusu – Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu – Veri İşleyen Arasında) düzenlenmektedir
19. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim yapılmış ve düzenlemeler takip edilmektedir
20. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce kurum tarafından eğitimler verilmektedir.
21. Teknik Tedbirler:

Şirketimiz teknik tedbirler kapsamında;

1. Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
2. Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
3. Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
4. Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
5. Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
6. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
7. Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
8. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
9. Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
10. İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
11. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
12. Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
13. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
14. Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
15. Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
16. Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
17. Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
18. Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
19. Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
20. Şifreleme yapılmaktadır.
21. Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı yeterlidir.
22. Hukuka aykırı işlemeyi önlemeye yönelik riskler belirlenmektedir.
23. Bu risklere uygun teknik tedbirler alınmaktadır.
24. Erişim yetki ve rol dağılımları için prosedürler oluşturulmakta ve uygulanmaktadır.
25. Erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler kontrol altında tutulmaktadır.
26. Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

4.4.3. Personel

Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın EK-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.

4.4.4. Kı̇şı̇sel Verı̇lerı̇n İmha Usulleri̇

Şirketimiz tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde şirketimiz tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.

4.4.4.1. Kişisel Verilerin Silinmesi  

Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.

4.4.4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Şirket, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. Şirket tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.

4.4.4.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

1. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
2. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
3. Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Fiziki veya dijital ortamlarda mevcut bulunan ve özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler veri sahibinin açık rızasının bulunmadığı durumlarda imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının şirketimiz nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
4. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirketin meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
5. Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

Şirket tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan ‘‘Saklama, İmha ve Periyodik İmha Sürelerine ilişkin Tablo”’dan ulaşabilirsiniz.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. İmha edilen verilere ilişkin “Veri İmha Tutanağı’na” Ek-4’den ulaşabilirsiniz.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 5 (beş) yıl süreyle saklanır.

6. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Şirketimiz tarafından, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre her yıl ocak ve temmuz aylarında imha gerçekleştirilir.

7. POLİTİKAMIZIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, şirketimizin internet sayfasında açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da şirketimizin genel merkezinin muhasebe departmanında saklanır.

8. POLİTİKAMIZIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça ve ilgililerden talep olması durumunda gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. Yapılan güncellemeler … iş günü içerisinde şirketimizin Yassıören Mah. Belde Sok. No:9-11 A2 Hadımköy Arnavutköy / İSTANBUL adresinde, basılı nüshası ise şirketimizin genel merkezinin muhasebe departmanında ilan edilir.

9. POLİTİKAMIZIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika şirketimiz tarafından düzenlenerek 01.09.2023 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Gerekliliğinde yapılabilecek güncellemelere ilişkin Güncelleme Tablosu Ek-3’te yer almaktadır. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.